【知識通免費訓練課程】如何讓 SOP、報告與經驗一問就知道的生成式 AI 知識管理實務

你一定有這樣的企業辦公日常。

 

設備資料放在系統裡，良率報告收在共用資料夾，會議紀錄散在信件和各種檔案中，SOP 說不定還同時存在好幾個版本，沒人確定哪份才是最新的。

 

企業每天都在累積資料，可是現場一旦出狀況，需要查原因、對規範，或回頭看之前類似的案例，大家還是得重新翻文件、問同事，花時間把零散的資訊湊起來。很多時候問題不在於資料夠不夠多，反而是這些資料沒辦法被快速找到、正確理解，也沒有持續妥善管理。

 

8 月 19 日，先知科技將舉辦「知識通 KnowledgeConnect 產品訓練」。這次課程從企業常見的文件與知識管理情境切入，帶大家看看生成式 AI 能怎麼幫忙整理知識、加快查詢，並降低經驗只留存在少數員工身上的風險。

 

資料有留存，但要如何萃取成知識？

不少企業已經有共用雲端、文件系統、ERP、MES 或其他內部平台，但使用者要找東西的時候，還是要依賴檔名、資料夾位置，甚至「記得誰可能知道」這種方式。

 

資料量不大、人員穩定的時候，這樣運作還可以應付。可是文件一多、部門分工變複雜，或是資深同仁離職，原本靠個人經驗判斷的東西很容易就斷了線。常見的狀況像是：

• 明明做過類似的案子，卻找不到當時怎麼處理的紀錄
• 同一份 SOP 有好幾個版本，不確定該照哪一份走
• 品質異常發生後，得翻一堆報告才能對上原因
• 新人遇到問題，只能反覆去問資深的人
• 會議開了不少次，結論和待辦到底是什麼卻很難追蹤

傳統搜尋能幫你找到文件，但不見得能直接回答工作上的問題。使用者要的往往不是「哪個檔案可能有答案」，而是答案本身、依據在哪，以及接下來該怎麼做。

 

知識通這個產品的初衷，就是希望企業的資料不只是保存而已，還能被搜尋、妥善管理和運用，並持續累積知識資產。平台可以整合 PDF、Word、Excel、資料庫這些內容，透過語意檢索和自然語言問答，讓使用者快速拿到相關資訊和重點。

 

導入生成式 AI，不能只看它會不會回答

生成式 AI 進到企業裡，很多人一開始最在意的是回應速度和回覆內容的表現好不好。

 

但對企業來說，更重要的其實是這個答案有沒有依據、我輸入的資料安不安全、不同部門能看到哪些內容，還有知識更新之後能不能同步管理。一套適合企業用的知識管理平台，至少要處理好以下這幾件事：

回答要能追溯到原始資料

企業內部用 AI，不能只拿到一段看起來合理的文字。使用者查設備規範、品質報告或內部制度的時候，要能進一步確認答案是從哪份文件、哪段紀錄來的，這樣才能降低誤用資訊的風險。

文件要能持續更新

SOP、規範、產品資料和內部流程都會變動。知識庫如果沒有清楚的更新管理方式，AI 就算回答得快，也可能引用到過期的內容。文件分類、版本管理和後續維護，是導入時不能忽略的部分。

權限要對得上組織分工

不同部門、職務、專案能接觸的資料本來就不一樣。知識管理不是把所有文件放在一起就好，也要依照組織和使用情境設定群組、權限和資料範圍，避免沒有權限的單位接觸到不該看的內容。

機敏資料需要安全的部署方式

製程參數、客戶資料、設計圖面、內部 SOP 和品質紀錄，往往牽涉到公司機密。知識通可以依企業需求規劃雲端、地端或混合部署，再搭配文件分類和群組權限，讓企業用生成式 AI 的同時，也能顧到資料安全。

 

從「找文件拼湊資料」到「直接問得到資訊」

知識通 KnowledgeConnect 是 Foresight NexusAI 平台裡的企業知識管理模組，主要協助企業整合文件、建立知識庫，透過語意檢索和自然語言問答，讓資料變得更好用。

 

實際使用時，不需要先記住檔名或存放位置，可以直接用平常說話的方式提問，例如：

• 上個月哪一台設備的異常次數最多？
• 這類品質問題過去是怎麼處理的？
• 這項作業該照哪一版 SOP 走？
• 上次會議最後確認了哪些事？
• 歷史的 8D 報告裡，有沒有類似的根本原因？

除了文件問答，知識通也能延伸到圖片解析、音檔摘要、題庫生成、專案知識管理和自然語言查詢資料庫等場景。使用者可以上傳 Word、PPT、Excel、PDF、文字檔或圖片，接著進行摘要、解釋和後續提問。

 

這些應用真正的重點，不只是省下搜尋的時間，還能讓原本散落在不同文件、系統和人員經驗裡的資訊，慢慢變成企業可以持續運用的知識資產。

 

品質改善，也能變成可累積的知識

製造業裡，品質異常處理常常牽涉多個部門，也需要對照歷史紀錄、SOP、設備資料和過去的改善經驗。每次出問題都從頭查起，處理時間會被拉長，過去的經驗也很難真正被重複利用。

 

知識通目前延伸出的 Ford 8D 智慧助理，就是把生成式 AI 帶進品質改善流程的一個應用。系統可以整合歷年紀錄、SOP 和相關資料，在 8D 每個階段提供 AI 協作，支援專屬提示詞、5 Why 分析、歷程記錄、簽核人員查詢和文件匯出。互動過程也會被保留下來，讓 AI 給的建議和報告形成過程更透明、可以追溯。

 

這類應用的價值在於，把每一次異常、分析和改善結果都保留下來。之後再遇到類似問題，團隊不必完全靠個人記憶，就能從既有的知識裡快速找到參考方向。

 

這次產品訓練會講些什麼？適合參加嗎？

這次知識通產品訓練，會從企業常見的文件管理和知識查詢問題出發，介紹知識通的操作方式、應用邏輯和延伸場景。課程內容主要包含：

• 企業資料如何變成可問答的知識
• 如何透過自然語言快速找答案
• 知識通可應用在哪些工作場景

這堂課除了介紹功能，也希望幫助參與者清楚判斷公司現有的文件和資料，適合從哪些場景開始導入生成式 AI，導入前又該先準備哪些條件。

 

如果你具備這些情況，這次的課程也非常適合你：

• 製造、設備、工程與品質管理人員
• IT、數位轉型與知識管理團隊
• 人資、教育訓練與內部管理人員
• 常需要查 SOP、報告與歷史案例的使用者
• 正在評估企業生成式 AI 或地端 LLM 的企業
• 希望改善 8D 報告與異常處理流程的團隊

就算目前還沒規劃正式導入，也可以先透過這次訓練，了解企業知識管理和生成式 AI 實際能怎麼用。

 

【知識通產品基礎課程訓練】即將開課

• 2026/8/19（三）13:30–16:30
• Google Meet 線上參與
• 免費參加，僅限 10 名，額滿截止